Veja a matéria no Blog Iadb - 12/09/2019 por Victor Roa

A nível mundial os projetos desperdiçam cerca de 10% de seus recursos financeiros por ineficiência em sua gestão. No setor público especialmente, os desafios costumam ser ainda maiores, com uma média de 60% de eficiência. No entanto, o gerenciamento de projetos consiste em práticas bem estudadas e que todos podem aprender.

Para fortalecer a capacidade de gerenciamento de projetos de equipes que realizam projetos de desenvolvimento no Brasil e países da região e para que possam alcançar seus objetivos e resultados dentro do escopo, orçamento e tempo planejado, o Banco Interamericano de Desenvolvimento desenvolveu o Programa de Gestão de Projetos para Resultados (PM4R).

A metodologia PM4R é baseada nas melhores práticas, ferramentas e padrões internacionais em gerenciamento de projetos adaptados pelo BID para o mundo do desenvolvimento que permitirão reduzir a diferença entre o que você planeja e o que executa em seu projeto. É composto por sete etapas para planejar e gerenciar um projeto, com o objetivo de executá-lo com foco em resultados, considerando os riscos identificados pela aplicação de práticas e ferramentas comprovadas de gerenciamento de projetos.

Neste artigo, convidamos você a revisar juntos as sete etapas de nossa metodologia. Então, se você achar útil, poderá continuar aprendendo mais sobre esse assunto em nosso curso on-line aberto sobre Gestão de projetos para resultados, em que você estuda no seu ritmo.

PASSO 1: ESCOPO. Primeiro, você precisa saber em que consiste o projeto que a sua equipe está gerenciando. Por isso, o processo de planejamento começa com a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) que nos permite decompor um projeto em partes menores.

Seu uso não implica muitas regras, entretanto, devemos ser muito precisos ao momento de decompor o projeto. É importante levar em conta que não é prático quando o escopo se transforma em uma lista com centenas de entregáveis; a EAP serve para dar controle ao projeto e torná-lo mais manejável.

PASSO 2: PRAZOS. Uma vez estabelecido o escopo (EAP) de maneira clara, é o momento de definir os prazos. Para desenvolver o cronograma, vamos:

1. Desenvolver uma lista de atividades que nos permitam alcançar cada um dos resultados do último nível da EAP
2. Identificar os recursos humanos e materiais necessários para executar as entregas
3. Sequenciar a lista de entregas, considerando os precedentes obrigatórios ou discricionários de cada uma
4. Estimar a duração de cada uma das entregas em função dos recursos alocados, suas restrições, experiência e registros históricos

PASSO 3: CUSTOS. Agora que falamos do escopo e do prazo, falemos dos custos. Apoiados no cronograma podemos alocar custos a cada uma das entregas com base em uma estimativa, de tal maneira que quando terminemos a alocação contaremos como o orçamento do projeto.

A Curva de Uso de Recursos, também conhecida como Curva S, corresponde à representação gráfica do orçamento de despesas programadas ao longo do projeto e nos permite, por um lado, entender o comportamento do fluxo dos recursos e, por outro, serve como medida do progresso referente ao(s) produto(s) recebido(s) como resultado da execução do projeto. Se a compararmos com a curva de despesas reais, nos ajudará a apreciar graficamente a variação nos custos do projeto entre o planejado e o realmente gasto.

PASSO 4: AQUISIÇÕES. As aquisições são parte importante dos projetos e dependendo de que tão críticas são, podem se transformar facilmente em um risco e/ou um problema se não gerido.

Para desenvolver a matriz de compras, utilizamos a EAP como referência, relacionando as entregas com o tipo de aquisição (bens ou serviços), sua modalidade (Licitação Privada Nacional, Licitação Privada Internacional, etc.) e o Cronograma. As restrições da compra são então consideradas como: tempo de preparação dos termos de referência, tempo de publicação, tipos de processo de contratação, tempo de elaboração ou fabricação dos produtos, tempo de transporte dos produtos.

PASSO 5: RISCOS. Os riscos são eventos ou condições incertas que estão presentes em todas as etapas do ciclo de vida dos projetos e que apesar de que podem ser detectados e sua ação é previsível, poderiam ser materializar e se transformar em um problema para o projeto.

Risco é definido como qualquer evento planejado ou imprevisto capaz de afetar a consecução dos objetivos e resultados esperados do projeto. Sua avaliação é baseada na probabilidade de ocorrência e no impacto que isso pode causar no projeto. Os riscos com impacto negativo são chamados de ameaças e os riscos com impacto positivo, oportunidades.

PASSO 6. COMUNICAÇÕES. A Matriz de Comunicações é uma ferramenta que facilita a gestão das comunicações nos projetos e permite priorizar os esforços dirigidos aos interessados (stakeholders) de maior importância e influência.

Para desenvolver a Matriz de Comunicações, é necessário considerar as necessidades das diferentes partes interessadas (Stakeholders) do projeto, tendo em mente “quem”, “o que” e “como” é comunicado.

O conteúdo da Matriz de Comunicação responde às seguintes perguntas: O que comunicar? Por que comunicar? Quem é o destinatário? Qual método usar? Quem prepara a mensagem? Quem envia? Quando enviar? Com que frequência?

PASSO 7: RESPONSABILIDADES. A Matriz RACI é uma ferramenta de gerenciamento de recursos humanos que estabelece as funções e responsabilidades entre as entregas constantes na EAP e os membros da equipe do projeto e outras partes interessadas. Essa matriz é composta por quatro figuras fundamentais para a execução de um projeto e é por isso que é conhecida como Matriz RACI: Responsável, Aprova, Consulta e Informa.

Nem todas as funções devem ser atribuídas a cada uma das entregas ou atividades. A única figura que deve estar presente em todos é “Responsável”. Da mesma forma, deve-se levar em consideração que não pode haver mais de uma pessoa responsável pela entrega ou atividade.

Agora que você conhece as sete etapas da nossa metodologia PM4R, convidamos você a visitar nosso site www.pm4r.org e fazer parte da nossa comunidade de gerenciamento de projetos. Lá você pode se aprofundar nesses conceitos e muito mais. Além disso, você terá acesso a todos os nossos produtos e guias de conhecimento para as metodologias PM4R e PM4R Leadership, bem como para a nova metodologia Agile PM4R.

Você já aplicou os sete passos em seu projeto? Conta pra gente nos comentários.